COVID-19 a fondamentalement changé notre façon de travailler. Partout au pays, les entreprises agissent rapidement pour protéger leurs employés et créer des stratégies de travail efficaces que bon nombre d’entre nous n’avaient jamais envisagées auparavant. Dans tous les secteurs, ces stratégies sur le lieu de travail tournent principalement autour de mesures de distanciation sociale, telles que des quarts de travail échelonnés et des horaires flexibles, renforçant l’idée que, même si nous souhaitons tous pouvoir revenir à un certain niveau de normalité, la réalité est plus susceptible d’être que notre définition de ce est considéré comme «normal» va changer –– y compris les équipements que nous désirons.
Au cours des dernières années, les équipements sont devenus un aspect essentiel de la stratégie du lieu de travail, contribuant à renforcer la culture et la marque de l’entreprise. Alors que de plus en plus de personnes choisissent de travailler à domicile, comment les employeurs peuvent-ils leur offrir les mêmes avantages et commodités? Si les équipements de bureau traditionnels tels que les salles de sport, les happy hours et les déjeuners-buffets sont sortis, quelle est la prochaine étape et comment les entreprises peuvent-elles différencier leurs offres si les gens ne sont pas au bureau tous les jours? Avant COVID-19, la principale tendance dans les équipements de bureau était axée sur les idées qui favorisent la créativité, le bien-être et la flexibilité. Alors que la pandémie continue de bouleverser le monde du travail, de nouvelles exigences pousseront les stratèges du lieu de travail à ajuster leur cap et à reconsidérer certaines priorités.
Au fil des jours, les gens sont de plus en plus à l’aise avec le travail à domicile, et nombre d’entre eux demanderont que les équipements du lieu de travail soient conçus pour prendre en charge leur travail à distance. En outre, ces mêmes personnes peuvent également avoir besoin de travaux à domicile lorsqu’ils retournent au bureau. Non seulement ces nouveaux équipements assureront des employés heureux et en bonne santé, et donc des locataires, mais ils donneront également aux entreprises des incitations pour inciter les employés à revenir au bureau. Lorsqu’on regarde la situation dans son ensemble, il existe trois éléments clés pour créer des équipements virtuels sur le lieu de travail: le développement de la communauté et de la culture, le développement professionnel et le mentorat ainsi que la commodité. Les superpositions à chacun de ces éléments sont des attributs et une technologie WELL. Pour qu’un équipement réussisse, il doit vérifier l’un des éléments clés et être associé à une technologie ou à une superposition WELL.
Avant la pandémie, la plupart des entreprises partaient du principe que les bureaux étaient essentiels à la productivité et à la communauté. Maintenant, même si les priorités ont changé, le travail à distance ne devrait pas être une raison pour interrompre ces efforts. Grâce à une technologie en constante évolution, le renforcement d’une culture d’entreprise et la création d’une communauté sont toujours possibles, même en travaillant à distance. Pour créer une communauté virtuelle, les employeurs peuvent créer un «mur de la communauté numérique» pour célébrer le succès de leurs coéquipiers au bureau et à distance. Imaginez un grand mur de moniteur dans l’espace de travail qui offre une vue sur ceux qui sont distants à certaines heures de la journée. D’un simple toucher de l’écran, les coéquipiers peuvent se connecter sur plusieurs plates-formes pour partager des idées, collaborer ou simplement dire bonjour. Encourager l’utilisation continue des réunions virtuelles pour les happy hours, les discussions autour du café ou les interactions sociales devrait continuer d’être encouragé.
Que vous vous rendiez dans un bureau ou que vous travailliez à distance, votre engagement dans l’entreprise doit vous sembler familier. La création d’expériences omnicanales permet de renforcer la marque et l’éthique d’une entreprise. Il faut tenir compte du processus d’embauche et de l’intégration des nouveaux employés. Être en mesure de partager la culture et le sens de la communauté à travers des vidéos, des réunions virtuelles en petits groupes, des photographies 3D de l’espace de bureau physique deviendront tous des facteurs de différenciation pour les employés potentiels lorsqu’ils sont réalisés à distance. Les employeurs ont fourni des avantages tels que des abonnements à des applications d’exercice, de méditation ou de partage de vélos, tous construisent l’allégeance et renforcent la culture. Permettre aux coéquipiers de sélectionner les applications les plus adaptées à leurs intérêts et à leur style de vie et célébrer leur caractère unique.
La création de «règles» pour instiller un équilibre entre vie professionnelle et vie privée permet de renforcer la culture d’entreprise et de donner aux coéquipiers l’occasion de respirer pendant la journée. La technologie intégrée aux logiciels ou aux appareils portables peut être configurée pour rappeler aux employés de se déplacer, de se tenir debout ou de boire de l’eau tout au long de la journée. L’instauration de nouvelles pratiques telles que l’absence d’appels programmés après 17 heures, l’application de pauses déjeuner ou de moments plus rafraîchissants, et la flexibilité tout au long de la journée peuvent être exploitées indépendamment de l’emplacement et promouvoir le BIEN-ÊTRE et une main-d’œuvre plus heureuse et en meilleure santé.
En matière de développement professionnel, il est important de mettre en place des équipements qui favorisent le travail d’équipe, forçant de nouveaux liens que les employés n’ont peut-être pas tissés au bureau. L’utilisation d’outils de réunion virtuelle vous permet de jumeler les bons coéquipiers pour la croissance et l’emplacement devient inutile. Les outils de messagerie virtuelle permettent de développer davantage les équipes pour partager leurs connaissances et intégrer différents ensembles de compétences pour créer des synergies. Les applications de partage d’images ou d’inspiration permettent aux équipes créatives de se construire pendant les sessions de brainstorming. Partager des croquis sur des écrans d’ordinateur lors d’une réunion virtuelle devient la norme et les idées sont toujours suscitées par la collaboration.
Pour dynamiser les coéquipiers, les employeurs peuvent proposer des «journées créatives» pour se ressourcer en travaillant sur quelque chose qui les passionne, comme le jardinage, le travail du bois, la cuisine ou des retraites de yoga le week-end. Ces jours seraient fournis en plus des congés personnels ou de maladie et les employés pourraient être encouragés à partager leurs intérêts sur le «mur de la communauté numérique». Des services d’abonnement à l’apprentissage ou à la formation en ligne dans un domaine spécifique d’intérêt personnel ou un objectif de carrière pourraient être fournis pour assurer le développement et la réussite. Il en va de même pour les événements commerciaux et de réseautage – lorsque la pandémie a frappé, tout le réseautage est devenu virtuel. Certains événements que vous n’avez peut-être pas pu organiser en raison de vos déplacements, de votre temps de trajet, de conflits d’horaire sont soudainement devenus plus faciles à assister. L’espoir est que certains de ces événements offriront des opportunités en personne et virtuelles pour permettre à un public plus large.
Les employés sont plus occupés que jamais, ce qui laisse peu de temps pour les courses professionnelles ou personnelles. Par conséquent, les employeurs cherchent des moyens de remédier à ce problème en investissant dans les services de conciergerie. Ces services peuvent aider avec les tâches liées à l’entreprise, les demandes personnelles ou les besoins liés à la santé. Les travailleurs à distance peuvent utiliser des concierges pour les aider avec l’impression, les fournitures de bureau et les options ergonomiques de bureau à domicile. Les services personnels pour des tâches simples telles que la réservation d’un dîner, l’appel d’un Uber ou la commande de nourriture, aident à faciliter des tâches simples rapidement et efficacement. De nombreux services de conciergerie proposent désormais des visites virtuelles chez le médecin pour faciliter le diagnostic et gagner du temps dans l’attente au cabinet du médecin. Les applications de livraison de nourriture avec des points de livraison désignés au bureau ou à la maison sont devenues la norme et offrent une facilité d’utilisation tout en offrant des alternatives alimentaires saines.
Pour de nombreux travailleurs urbains vivant en banlieue, le trajet peut parfois être un inconvénient les jours où les retards de train, les accidents ou les intempéries empêchent même les meilleurs plans. Les applications de navettage, pour les trains, les bus ou le covoiturage fournissent toutes des données qui peuvent améliorer une mauvaise matinée en décidant simplement de travailler à domicile. De même, les habitants de la ville peuvent noter que les métros sont sauvegardés et opter pour l’utilisation d’un vélo en libre-service. Ces outils simples facilitent les décisions du matin et commencent tout le monde du bon pied.
Certaines entreprises ont commencé à localiser des bureaux satellites dans les banlieues pour permettre la collaboration entre les coéquipiers qui vivent à proximité et superposer la technologie pour créer des liens de communication simples entre le bureau de la ville pour les réunions d’équipe. Gagner du temps sur les trajets domicile-travail, permettre des horaires flexibles et adopter la collaboration en personne contribuent à créer une forte culture d’entreprise.
Ces éléments clés pour la création d’équipements virtuels seront essentiels pour garantir la sécurité, la productivité et le bien-être général d’une entreprise, à la fois en travaillant à distance et au bureau. Comme nous pouvons le voir, il est important de comprendre ce qui attire les gens au bureau et comment améliorer ces expériences. Les gens aiment socialiser avec leurs collègues, faire des pauses-café, assister à des réunions avec les clients et l’ergonomie générale d’un bureau, mais ils apprécient également la flexibilité et le confort de travailler à domicile. Nous devons nous assurer que nous comprenons comment combler le fossé entre les deux modes de travail afin de créer une relation plus symbiotique qui garantit que les bureaux ne deviennent pas obsolètes.
Holly Williamson, LEED AP, NCIDQ, est la directrice de la conception chez NELSON Worldwide, New York, N.Y.